Vanliga misstag företag gör med kontorsstädning – och hur ni slipper dem

Kontorsstädning känns enkel: man anlitar en städfirma, bestämmer dagar – klart. I verkligheten är det här ett område där många företag blöder pengar, tid och energi helt i onödan. Här går vi igenom de vanligaste misstagen med kontorsstädning – och hur ni undviker dem med bättre underlag, tydligare avtal och smartare uppföljning.

Misstag 1 – Otydligt städunderlag

Det största misstaget är att företag inte beskriver hur kontoret faktiskt används. Städaren får kvadratmeter och “3 gånger i veckan” – men ingen info om:

• var flest personer rör sig

• vilka ytor är känsligast (kundytor, mötesrum, reception)

• när det är som smutsigast

• vilka ytor som måste vara perfekta varje dag

  
  

Mini-checklista: Bra städunderlag

Ett bra underlag för kontorsstädning bör alltid innehålla:

• Antal anställda + ungefärlig närvaro (hybrid / på plats)

• Lista över ytor: kontorsrum, öppna ytor, mötesrum, reception, kök, toaletter, förråd

• Extra krav: känsliga ytor, specifik utrustning, ytor som inte får störas vissa tider

• Önskad städfrekvens per zon (inte bara totalt)

Ju tydligare underlag, desto mindre riskpåslag i offerten – och desto bättre resultat i vardagen.

Misstag 2 – Att bara jämföra pris per kvadratmeter

Många företag stirrar sig blinda på pris per kvadratmeter. Det låter jämförbart – men säger nästan ingenting om:

• vad som ingår

• hur lång tid som faktiskt läggs på lokalen

• hur städmomenten prioriteras

• om det finns backup vid sjukdom

• hur avvikelser hanteras

  
  

Enkel jämförelsetabell:

Offert	Pris/m²	Tidsåtgång	Ingående moment	Flexibilitet
A	Lågt	Kort	Få	Låg
B	Medel	Rimlig	Fler	Medel
C	Högre	Längre	Många	Hög

I många fall är Offert B bäst – inte den billigaste. Ett vanligt scenario vi ser hos företag med exempelvis kontorsstädning i Uppsala är att man väljer den billigaste offerten och sedan får lägga tid på klagomål, omstarter och leverantörsbyten.

👉 När kontorsstädning ska bli långsiktigt hållbar är total värde viktigare än bara kvadratmeterpriset.

Misstag 3 – Ingen uppföljning av städavtalet

Många tecknar ett städavtal och sedan “rullar det bara på”. Det kan funka – men ofta händer detta:

• kontoret förändras (fler medarbetare, nya ytor)

• städbehovet ändras – men avtalet hänger inte med

• priset justeras uppåt över tid utan aktiv kontroll

  
  

Enkelt uppföljningsschema (1 gång per kvartal)

1. Gå igenom hur kontoret används idag (jämfört med när avtalet skrevs).

2. Fråga personalen: Vilka ytor upplevs som sämst städade?

3. Jämför upplevelse med vad som faktiskt ingår i avtalet.

4. Justera frekvenser, tider eller moment – eller ta in en ny offert.

   
   

Företag med t.ex. kontorsstädning i Västerås gör regelbundna genomgångar av sina städavtal ser ofta att de kan justera om – inte bara uppåt, utan ibland nedåt.

Misstag 4 – Att inte anpassa städningen efter arbetssätt

Kontorsstädning för ett klassiskt 9–17 kontor skiljer sig jättemycket från ett modernt hybridkontor där folk jobbar hemifrån vissa dagar. Ändå är det vanligt att båda får samma upplägg.

Typiska scenarier där städningen bör anpassas

• Hybridkontor → vissa dagar är kontoret nästan tomt

• Mycket mötesverksamhet → mötesrum, kök & toaletter slits mer

• Många kunder på plats → reception, entré och kundytor behöver högre standard

• Delade arbetsplatser → skrivbord och tangentbord behöver tydligare rutiner

  
  

I områden med många moderna kontorslösningar, som vid kontorsstädning i Solna, blir det extra tydligt hur viktigt det är att upplägget inte är “one size fits all” utan följer hur lokalen faktiskt används.

Misstag 5 – Att inte våga byta när det inte fungerar

Ett av de dyraste misstagen är att “stå ut” med en lösning som inte fungerar:

• personalen klagar

• receptionen ser sliten ut

• samma fel återkommer

• ni betalar för moment ni inte märker av

  
  

Ofta beror det inte på att “städfirman är dålig” – utan på att upplägg, förväntningar och kommunikation inte hänger ihop. Men ibland är det helt enkelt dags att byta.

När är det dags att se över leverantören?

• Ni får återkommande klagomål internt

• Ni upplever att priset inte matchar resultatet

• Små ändringar tar orimligt lång tid att genomföra

• Ni känner att ni inte riktigt vet vad ni faktiskt betalar för

  
  

Här är det smart att ta in en ny aktör som både kan titta på nuvarande upplägg, ert städunderlag och nya alternativ – inte bara en ny prisrad i ett mejl.

Sammanfattning – så undviker ni kontorsstädnings-fällorna

De vanligaste misstagen handlar inte om “fel städfirma” – utan om:

• otydliga underlag

• prisfokus utan värdeanalys

• brist på uppföljning

• ingen anpassning efter arbetssätt

• att man inte agerar när det skaver

  
  

Genom att förbättra de här delarna kan ni få lägre totalkostnad, bättre trivsel och mindre irritation – utan att nödvändigtvis betala mer per gång.

FAQ

1. Hur vet man om städfrekvensen på kontoret är rätt?

Om vissa ytor snabbt blir smutsiga eller om personalen ofta klagar på hygien är frekvensen för låg. Är kontoret ofta tomt vissa dagar kan frekvensen sänkas.

2. Vilka städmoment glöms oftast bort i kontorsavtal?

Vanliga missar är ventiler, lampor, mötesrum, dörrhandtag och köksmaskiner. Dessa ingår inte alltid automatiskt i standardavtalen.

3. Varför blir kontorsstädning dyrare än planerat?

Vanligast är att avtalet inte matchar hur kontoret används — eller att underlaget vid offert inte varit tillräckligt tydligt, vilket leder till extra moment och ökade kostnader.

4. Hur ofta bör ett städavtal omförhandlas?

Minst en gång per år, men gärna varje kvartal om kontoret förändras i storlek, arbetssätt eller antal anställda.

5. Vad är ett tecken på att städfirman inte följer avtalet?

Återkommande smuts på samma ställen, ojämn kvalitet, uteblivna moment och att klagomål behöver upprepas är tydliga signaler på att avtalet inte efterlevs.